「給与証明書」とは、普段の生活ではあまりなじみがないという人が多いのではないでしょうか。

ローンを組む時や部屋を借りる時に「収入を証明する書類」の提出を求められることがあります。「収入証明書」には様々なものがありますが、「給与証明書」はその一つです。今回は、給与証明書とはどんな書類なのか、どこで入手できるかなど、詳しく解説していきます。

収入を証明する書類は結構ある

「収入を証明する書類」は、客観的に信頼できるものでなくてはなりません。「収入証明書」に含まれる書類としては、源泉徴収票、支払調書、給与明細書、確定申告書、青色申告決算書、納税通知書、納税証明書、所得証明書、年金証書、年金通知書など様々なものがあります。

会社員にとって一番身近なのは、勤務先から毎月もらう「給与明細書」でしょうか。給与明細書には、基本給や手当、交通費など会社から支払われる金額と源泉徴収税額、社会保険料などの控除される金額、口座への振込金額などが記載されています。その他、勤務日数や有給消化日数、有給残日数、欠勤日数、残業時間など勤怠情報も記載されています。

また「源泉徴収票」も比較的なじみがあるのではないでしょうか。源泉徴収票は、1月1日~12月31日までの1年間に会社から支払われた給与等の金額と、自分が支払った所得税の金額が記載されています。年に1度、12月の給与が確定した後に発行されます。年の途中で退職した場合には、退職から一か月以内に発行することが義務付けられています。

それに対して「給与証明書」は「任意の期間の給与収入を証明する」書類です。直近3か月など、提出先の要望に応じた期間を指定して作成します。給与支払額は、総支払額を記載する場合と、総支払額から交通費等の非課税分を除いた金額を記載する場合があります。どちらを記載するか迷う場合は、提出先に確認するとよいでしょう。給与証明書は年末調整や住宅ローンの申込時などで提出が求められる場合があります。

例えば、直近3か月分の収入を証明する場合、給与明細は3か月分で3枚必要なのに対して、給与証明書であれば1枚の提出で済みます。

給与明細書や源泉徴収票は会社が発行を義務付けられているため自動的に発行されますが、「給与証明書」の作成や発行は義務ではないため、会社に依頼して作成してもらう必要があります。

給与証明書はどこでどうやって発行してもらえるの?

給与証明書は、勤務先で発行してもらうことができます。提出先から書式の指定がない場合は、勤務先で独自に作成する書式になります。記載する内容は、住所、氏名、生年月日、雇入日、勤務先の住所、名称、代表者名、書類作成日、支払いを証明する期間、給与支払額が基本の項目で、社印が必要です。提出先によっては月ごとの明細などより詳しい情報が求められる場合もあります。

書類の有効期限は決まっていませんが、提出先から直近のものなどと指定がある場合は、指定の期間が記載されている書類が必要になります。

また、副業などのために勤務先が複数ある場合は、それぞれの勤務先から発行してもらう必要があります。給与証明書は、パートやアルバイト、すでに退職している場合でも発行してもらうことが可能です。

ただし、個別に作成する書類であり、法令で義務付けられているものではないため、時間がかかったり、まれに作成してもらえなかったりするケースもあるようです。

収入証明書の利用シーン

収入証明書の提出を求められるケースとして、賃貸契約の審査や、住宅ローンやカードローンなどの申し込みがあります。ローンの審査で収入証明書の提出を求められるのは、返済能力があるかどうか確かめるためです。

カードローンでは、

  1. 1社から50万円を超えて借り入れる場合
  2. 他社と合わせて100万円を超えて借り入れる場合

のどちらかに当てはまると収入証明書の提出が必要です。

逆に1社で50万円以下の借入で、他社からの借入がない場合は、収入証明書の提出が求められない場合が多いです。

収入を証明する書類は大切に保管しておきましょう

給与明細書や源泉徴収票は、身近な書類だけに普段あまり意識することはないかもしれません。しかし、勤務先から自動的に発行されるため、収入証明書として使いやすい書類です。

給与証明書は、収入証明書として使うことができますが、勤務先に作成を依頼しなくてはいけないので、少し面倒ですよね。給与明細書や源泉徴収票があれば、いちいち給与証明書の作成を依頼する必要がなく、時間もかかりません。

給与明細書は、直近2~3か月分の提出を求められるケースが多いので、すぐに捨てずに3か月くらいは保管しておく方がよ良いでしょう。また、源泉徴収票は過去3年分くらいを保管しておくとよいでしょう。

収入に関する書類は、普段は必要なくても、いざ必要となった時にすぐに用意できるように普段から大切に保管しておくことをおすすめします。